Hybride werken: hoe zich klaarstomen voor het nieuwe werken post-covid

Na maanden verplicht telewerken, is de terugkeer naar kantoor stilaan ingezet. De verschuiving naar een meer hybride werkomgeving, waarbij we thuiswerk en kantoorwerk combineren, was lang voor de coronacrisis al gaande. De coronamaatregelen hebben deze evolutie wel in een stroomversnelling gebracht. Veel organisaties hebben ontdekt dat thuiswerken niet alleen technologisch perfect mogelijk is, maar ook verrassende voordelen oplevert. Zo hebben heel wat bedrijven de voorbije maanden vastgesteld dat de productiviteit helemaal niet hoeft te lijden onder telewerk. Het levert ook op vlak van werkvreugde en duurzaamheid tal van voordelen op. Toch is er nog een hele weg af te leggen als we het hybride werken permanent in een organisatie willen toepassen. Het gaat namelijk om veel meer dan alleen de keuze tussen thuis of op kantoor werken. Met welke elementen dien je als organisatie rekening te houden voor een goed hybride werkbeleid?

Thuiswerk geen 'copy-paste' van kantoorwerk

De pandemie zorgde voor een transformatie in het werklandschap die bepalend gaat zijn voor de toekomst van de werkorganisatie. Bedrijven die deze manier van werken willen aanhouden, moeten snel aan de slag om een echt beleid rond hybride werken vorm te geven. “Tot nu toe werden we gedwongen om van de nood een deugd te maken en konden we niet anders dan thuiswerk zo efficiënt mogelijk te organiseren. Wij hebben als het ware een copy-paste gemaakt van het kantoorwerk naar thuis”, zegt Elke Geraerts van Better Minds at Work. “Nu wordt het belangrijk dat er een andere invulling wordt gegeven aan thuiswerk waarbij het welzijn een grotere plaats krijgt. Zo moet er onder meer nagedacht worden over de keuze om werkprocessen gelijktijdig of niet gelijktijdig te laten verlopen, afhankelijk van de voor- of nadelen. Bij synchroon werken binnen dezelfde tijdstippen vermijd je bv dat medewerkers opgebeld worden tijdens een pauze. Asynchroon werken met afwijkende werkuren kan er dan weer voor zorgen dat er ononderbroken gewerkt kan worden zonder afleiding van bijvoorbeeld binnenkomend mailverkeer.

Breinvriendelijk werken

“Of we nu thuis werken of op kantoor, aandacht hebben voor hoe ons brein werkt, zou de basis moeten zijn van hoe wij ons werk organiseren”, stelt Elke Geraerts. "“Wat we vaak vergeten, is om onze manier van werken aan te passen aan de manier waarop ons brein functioneert.”


Te veel schakelmomenten, constante afleidingen of onderbrekingen kunnen leiden tot een verlaagd concentratievermogen, mindere prestaties en in sommige gevallen zelfs psychische klachten. “De voorbije maanden hebben wij massaal exclusief thuis gewerkt waardoor het privéleven en het werk in elkaar leken over te vloeien. Er werden meer uren gewerkt doordat er niet meer gependeld werd, online vergaderingen volgden elkaar ononderbroken op en de hoeveelheid aan e-mails bleef stijgen bij gebrek aan spontane overlegmomenten”,aldus Geraerts. Aandacht besteden aan breinvriendelijk (thuis)werken zorgt voor meer stressbestendigheid, meer creativiteit, meer flexibiliteit en meer balans in het leven. Maar wat zijn belangrijke elementen voor een evenwichtig werkbeleid?


 

4 tips voor een hybride (thuis)werkbeleid dat breinvriendelijk is

1. Plan fysieke ontmoetingen slim in
Het is belangrijk voor het groepsgevoel en de motivatie om fysieke ontmoetingen te voorzien. In plaats van die ontmoetingen aan het begin van de werkdag in te plannen, zou je ervoor kunnen kiezen om fysieke vergaderingen met het team pas na 11u te laten doorgaan. Zo geef je ruimte aan werknemers om taken die veel concentratie vergen aan het begin van de werkdag te verrichten. Vaak is dat beter omdat het brein ‘s ochtends nog niet zo belast is. 

2. Maak afspraken over digitaal samenwerken
Wanneer er digitaal wordt samengewerkt, zijn er verschillende kanalen om met elkaar te overleggen. Het is zeker niet overbodig om in een hybride werkbeleid ook aandacht te schenken aan afspraken over een virtuele vergaderetiquette. Als iedereen daarin zijn eigen ding doet, loop je het risico op ‘switchtasken’, wisselen tussen verschillende taken omdat je voortdurend onderbroken wordt door chatberichten, videocalls en pingpongmails. Daarbij houd je meerdere ballen in de lucht en is er een aanhoudende focus. Als je dat voor een lange tijd aanhoudt, kan dat zorgen voor overbelasting en op lange termijn zelfs het risico op burn-out verhogen.

3. Laat medewerkers onderling bepalen waar en wanneer ze werken
In een hybride organisatie zijn werktijden niet vast zoals op een traditioneel kantoor. Medewerkers en managers moeten onderling wel duidelijke afspraken maken en weten wanneer wie werkt. Daarbij hoort er ook ruimte te zijn om ritmeverschillen te bespreken en te respecteren. Zo zijn er late werkers en vroege vogels die elkaar moeten kunnen vinden in een gulden middenweg.

4. Inspireer thuiswerkers om nieuwe overgangsrituelen te hanteren
Wanneer je op kantoor het werk neerlegt dan volg je enkele vaste stappen: laptop dicht, spullen inpakken, het gebouw uitlopen, naar huis vertrekken met auto/trein/bus/… Bij thuiswerk valt dat ritueel weg. Ook thuiswerkers horen bepaalde stappen te bedenken om de aandacht langzaam af te bouwen. Als organisatie kan je medewerkers aanmoedigen om op het einde van een werkdag even tijd te nemen om de focus af te bouwen. Zelfs 5 minuten kunnen al voor de nodige rust zorgen om het brein te laten recupereren en mentaal de omschakeling te maken.

Anticipeer tijdig het 'nieuwe normaal' post-corona

De pandemie zorgde voor een transformatie in het werklandschap die bepalend gaat zijn voor de toekomst van de werkorganisatie. Bedrijven die deze manier van werken willen aanhouden, moeten snel aan de slag om een echt beleid rond hybride werken vorm te geven. “Tot nu toe werden we gedwongen om van de nood een deugd te maken en konden we niet anders dan thuiswerk zo efficiënt mogelijk te organiseren. Wij hebben als het ware een copy-paste gemaakt van het kantoorwerk naar thuis”, zegt Elke Geraerts van Better Minds at Work. “Nu wordt het belangrijk dat er een andere invulling wordt gegeven aan thuiswerk waarbij het welzijn een grotere plaats krijgt. Zo moet er onder meer nagedacht worden over de keuze om werkprocessen gelijktijdig of niet gelijktijdig te laten verlopen, afhankelijk van de voor- of nadelen. Bij synchroon werken binnen dezelfde tijdstippen vermijd je bv dat medewerkers opgebeld worden tijdens een pauze. Asynchroon werken met afwijkende werkuren kan er dan weer voor zorgen dat er ononderbroken gewerkt kan worden zonder afleiding van bijvoorbeeld binnenkomend mailverkeer.